RFID optimaliseert verhuurbeheer 2Rent

Verhuurbedrijven, die zich richten op de industrie en/of de bouwwereld, beschikken over duizenden artikelen waarvan slechts enkelen gemakkelijk individueel herkenbaar en dus registreerbaar zijn. Vele honderden stuks gaan dagelijks in de verhuur met relatief vage omschrijvingen als 'slang' of 'kabel op haspel' of iets dergelijks. Dat kan registratie- en dus verrekenproblemen opleveren bij de inname en daar is nu een sluitende oplossing voor bedacht.

Ook bulkverhuur

Rudolf Renfurm, specialist in het automatiseren van bestandsbeheer en datacollectie van DL Tech in Oosterhout en Jan Lulofs, technisch specialist bij verhuurorganisatie 2Rent in Rotterdam, hebben een dusdanig systeem bedacht voor het kunnen registreren van 'bulk'-artikelen, dat verhuurbedrijven precies weten wie welke slang, haspel, steigerdeel of wat ook vanaf welk moment in huur heeft.
Ook wanneer hurende bedrijven een order plaatsen, kunnen dergelijke items direct worden gereserveerd en bij uitgifte zijn er dan geen wachtrijen meer doordat eerst alle items moeten worden opgeschreven en vervolgens in de computer worden ingevoerd via het toetsenbord.
Bij de retourinname wordt feilloos het juiste item van de lijst van de juiste klant afgeboekt en worden ook de manco's toegeschreven aan de juiste huurder. Ook weer zonder ellenlange wachttijden, hertellingen en uitzoekerij bij verhuurder en huurder.
"We scheppen orde in de chaos, die vaak ontstaat wanneer grote hoeveelheden gehuurd 'bulkmaterieel' in één keer terugkomen", zeggen Lulofs en Renfurm.
"Het systeem is heel eenvoudig", vertelt Lulofs, die zijn tienjarige ervaring in de verhuursector in deze oplossing heeft ingebracht. "Je schrijft niet meer op hoeveel slangen en dergelijke van welk type je aan een bepaalde klant uitlevert, maar je geeft alle items een zogeheten RFID-tag, waarin naast een groeps- en een stuksnummer ook gegevens staan over de huurder of het huurcontract".
Door die tag bij het uitgeven of innemen te 'scannen', wordt de database van de computer van het verhuurbedrijf binnen seconden aangevuld met de gegevens van de uitgegeven of retour gekomen artikelen. "Ook als klanten in één keer alle materialen van alle bij een project betrokken bedrijven terugsturen", weet hij. De klanten weten vaak zelf niet meer van wie een bepaald item is maar de verhuurder kan dat in één oogopslag verifiëren.

Met RFID

"Alle artikelen krijgen een groepscode met een volgnummer, dat je automatisch kunt inlezen in de computer", legt Lulofs uit. "Daarvoor kun je een barcode toepassen, maar het risico daarvan is dat je de etiketten binnen de kortste keren kwijt bent of dat ze onleesbaar zijn door vervuiling", weet Renfurm. Bovendien moet je alle items één voor één scannen met een handscanner en dat veroorzaakt ook weer wachttijden. "Het gaat sneller als elk item een herschrijfbare RFID-tag heeft met daarin de unieke itemcode en de klantcode of het contractnummer", ", bevestigt Lulofs.
Doordat een medewerker met een handgedragen RFID-reader op enige afstand alle tags van bijvoorbeeld een partij slangen leest, 'weet' de software van deze reader binnen seconden welke slangen worden uitgeleverd of zijn teruggekomen. "Dus vanwege de koppeling van die gegevens aan de klantgegevens, staat er nauwkeurig in de database welke slang aan welke klant verhuurd is en op welk moment plus wanneer de verhuurperiode eindigt door teruggave", aldus de Technisch Specialist van 2Rent.

Bij alle vestigingen

"Een kind kan de was doen", zeggen de bedenkers van het systeem. Bij alle vestigingen van 2Rent (de nieuwe combinatie van Interlas, Stork Materieel en Reisiger Verhuur) gaan alle items binnenkort met individuele coderingen de database in. Overal zullen handreaders de uitgifte en inname registreren.
"We weten precies wie wat heeft en nog niet heeft ingeleverd en bovendien besparen we enorme hoeveelheden manuren op de registratietaken", besluit Lulofs. Hij denkt de toch niet geringe investering in tags en readers binnen korte tijd terug te verdienen dankzij de besparingen in registratiewerk (er wordt geen papier meer gebruikt tijdens uitgifte en retournames), vanwege de foutreductie (nagenoeg 100%) én het feit dat ook reserveringen door huurders via het systeem worden beheerd, wat wachttijden bij innames en uitgiftes tot vrijwel nihil terugbrengt.

Foto:

Op het 'dashboardje' van deze machine is de RFID-tag al bevestigd (het zwarte blokje op het witte bevestigingsplaatje boven het kleine metertje)

Reacties

Er zijn nog geen reacties. Vul onderstaand formulier in om te reageren.

Reageren