Kassa-innovatie bij Euro Shop

Euro Shop in het Belgische Roeselare voorzag alle zeven winkels van een nieuw geautomatiseerd kassasysteem en koppelde alle kassa’s via een eigen netwerk aan het back office in het hoofdkantoor. Dit familiebedrijf - 50 jaar actief, zie het kader – wijzigde haar ‘eilandautomatisering’ in een netwerksysteem en plukt daar vele voordelen van. Voorheen werden de kassa’s aan het eind van de dag uitgelezen via telstroken en de boekhouding voerde dan alle verkoopinformatie handmatig in de computer in. Behalve veel tijdsbeslag vroeg het ook regelmatig inventariseren van de voorraden. Ook het maken van bestellijsten – door langs de schappen te lopen en aantekeningen te maken – kostte veel mensen veel tijd. De informatiestroom tussen de winkels onderling en het hoofdkantoor in Roeselare ging per telefoon en fax. “Het was al heel wat dat we de boekhouding elektronisch gingen voeren”, herinnert Kris Vanlerberghe, Hoofd Aankoopdienst zich. Het bracht hem wel in contact met specialisten in winkelautomatisering.

“Het bedrijf waarmee die eerste contacten werden gelegd, was echter nogal gericht op grote ketens”, weet bedrijfsleider Chris Vandaele van MMPCS in het Belgische Torhout, die sinds 2004 als automatiseerder zijn diensten verleent aan Euro Shop. Toen Vandaele dat bedrijf verliet, was het contact met Euro Shop snel gelegd en kwam de automatisering in een stroomversnelling.

Samen met Datalogic

De ‘oudere’ automatiseringsfase had Euro Shop behalve software voor de boekhouding en de gebruikelijke kantoorautomatisering (met tekstverwerker en spreadsheet programma’s) ook meer geavanceerde kassa’s opgeleverd. Die waren voorzien van barcodescanners (van Datalogic), waarmee de uitgaande goederenstroom beter in kaart werd gebracht. Maar volgens Vandaele kon het nog beter en sneller met andere, nieuwe kassascanners. Plus met andere software – speciaal voor het MKB geschreven kassasoftware met voorraadbeheermodules, bestelmodules en interfaces naar bestaande boekhoudsoftware – en daaraan voorafgaand een eigen netwerk, zodat alle winkelkassa’s in elke winkel werden gekoppeld aan de winkelcomputer, gevolgd door een netwerk tussen alle winkels onderling en met het hoofdkantoor. Toen dat netwerk goed bleek te werken, konden bijvoorbeeld de kassagegevens snel en direct vanaf elke individuele kassa via de overkoepelende winkelcomputer worden doorgegeven aan het hoofdkantoor. Niet meer handmatig genoteerd en vervolgens gefaxt maar in de vorm van statistische gegevens, die in het hoofdkantoor – in een intussen ook nieuw opgezet back office systeem – worden verwerkt tot bijvoorbeeld boekhoudkundige gegevens, bestellijsten voor de toeleveranciers en in omzetanalysegegevens. Op basis waarvan bepaalde operaties in bepaalde winkels kunnen worden bijgestuurd en specifieke inkoop- en verkoopacties kunnen worden ontwikkeld en gestart.

Nieuwe kassa’s

De daarop volgende stap was het vernieuwen van de kassa’s met scanapparatuur die ook communiceert met de nieuwe software voor een sneller beeld van de omzetten. Plus van de fysieke goederenstromen omdat de kassa’s elk uur aan het back office ‘rapporteren’.
Euro Shop koos (opnieuw) voor Datalogic scansystemen – deze keer de tafelscanner type Magellan VS 2200 en de handscanner type QuickScan 6500 – na toch een uitvoerige selectie van verschillende scansystemen van diverse fabrikaten. Praktijktesten wezen namelijk uit dat deze scanners de snelste zijn en dat de handscanner voor het controleren van niet op de transportband van de kassa gelegde grote artikelen, met de tafelscanner probleemloos samenwerkt.
“Inderdaad scannen onze systemen alle gangbare barcodes”, beaamt Key account manager Benelux Philippe Vellut van Datalogic, die de apparatuur via de Belgische installateur Eutronics aan Euro Shop leverde. Ook was het voor MMPCS betrekkelijk eenvoudig om de interfaces te realiseren waarmee de scangegevens worden doorgegeven aan het kassabesturingspakket EasyPoS van MMPCS. Vellut wijst er op dat behalve de hardware (de scansystemen Magellan VS en QuickScan) ook de ingebouwde scanning software een behoorlijke opwaardering heeft ondergaan. Waarmee deze robuust uitgevoerde apparatuur nogal snel haar taken verricht. “Het verschil in scansnelheid was inderdaad het eerste dat onze kassamedewerkers opviel”, glimlacht Vanlerberghe.
Zoals gezegd is de scansnelheid mede verantwoordelijk voor de korte wachtrijen bij de kassa’s maar ook leiden de verbeterde softwaremogelijkheden (van zowel de Datalogic apparatuur als van EasyPoS) tot betere registraties van de goederenstromen waardoor Euro Shop uiteindelijk minder personeel nodig heeft voor kassataken en inventarisaties. En is er dus ook een beter inzicht in de voorraden in de zeven verschillende winkels.

Kaderstuk:

Het in 1958 opgerichte Euro Shop begon met de verkoop van overtollige voorraden van het Amerikaanse leger in Roeselare. Al snel groeide het bedrijf uit tot een winkelketen met zeven vestigingen (Roeselare – 1958 met 400 m2, sinds 1991 met 32.378 m2 en een assortiment van meer dan 200.000 artikelen in de non food-branche); Kortrijk (1979, idem); Oedelem (1985, meubilair), sinds 2000 verhuisd naar Maldegem; Ramegnies-Chin (1982, gespecialiseerd in landbouwartikelen); Sint-Niklaas (1991); Veldegem (1996) en ten slotte dus Maldegem (2000) en een zeer breed georiënteerd artikelbestand. Het varieert van kleding tot keukenartikelen en van speelgoed tot elektronica en alles wat daartussen te vinden is. Het aantal kassa’s in elke vestiging is niet identiek. De kleinere vestigingen tellen 5 of 6 kassa’s, de grootste heeft 8 eilanden met elk twee kassa’s. De nieuwe scansystemen zijn in februari 2008 operationeel na een implementatieperiode van in totaal 3 maanden (inclusief installatie van nieuwe EasyPoS-software, testfase en instructiefase voor het personeel). Het onderzoek naar het meest geschikte kassa- en scansysteem begon in 2004/2005 met de samenwerking tussen Euro Shop en MMPCS en omvatte diverse praktijktesten met scanners van diverse fabrikaten. De keuze voor Datalogic-systemen was gebaseerd op de gebleken prestaties, de prijs/kwaliteit-verhouding en de service bij storing.

Foto: De kassa-eilanden hebben elk twee kassacomputers met Magellan VS 2200 inbouw tafelscanner en een handscanner type QuickScan 6500

Reacties

Er zijn nog geen reacties. Vul onderstaand formulier in om te reageren.

Reageren