De meeste drogisterijen werken met barcodes, maar…

Vraag een drogist wat hij of zij van automatiseren vindt en je krijgt óf het antwoord: “Fantastisch want het scheelt onnoemelijk veel tijd, die je kunt gebruiken voor je klantencontacten” óf het antwoord: “Ik wil niet door de automatisering in een keurslijf gedwongen worden. Ik doe mijn voorraadbeheer en boekhouding op mijn manier”. Ongetwijfeld hebben beide respondenten gelijk, maar heeft één van hen meer gelijk?

Grote verschillen

Wie naar de winkelautomatisering in de drogisterijwereld kijkt, ziet grote verschillen. Zo blijken de winkelketens (Etos, Kruidvat, Trekpleister) een hoge automatiseringsgraad te hebben, waarbij het hoofdkantoor via de software van de winkel-PC (het ‘backoffice’) alles weet over voorraden, goed verkopende artikelen en winkeldochters, werkuren van medewerkers, etc. Sommige zelfstandige drogisten hebben een soortgelijk systeem. Zij houden door scanning van de artikelcodes precies bij welke goederen ze ontvangen en toetsen de aantallen aan de eerder langs elektronische weg ontvangen leveringsinformatie. De kassa registreert feilloos verkochte artikelen en de backoffice-PC maakt automatisch bestellijsten op basis van historische omzetgegevens en aanwezige voorraad. Ook de boekhouding wordt automatisch bijgewerkt en de filiaalmanager hoeft dus bijna niets te doen aan zijn administratieve taken.
Echter, niet iedereen werkt zo. Sommige drogisterijen zijn helemaal niet geautomatiseerd. Daar is bijvoorbeeld de aloude ‘groepenkassa’ nog in bedrijf. De ondernemer kent het artikelbestand uit het hoofd, gaat met een lijstje langs de schappen (maakt ze soms tegelijk even schoon of zet alles weer netjes neer) en faxt een bestellijst naar de groothandel.

Zelfgemaakte spreadsheet

Anderen gebruiken een zelfgemaakte spreadsheet op de PC, maar dit backoffice is niet gekoppeld aan de kassa. De ondernemer vult via de kassaverkoopregistraties de voorraadlijsten in de computer aan. In de spreadsheet kun je dan zien wat, wanneer besteld moet worden. Het vervangt het vroegere papieren lijstje en de vele avonden, die men bij de schappen doorbracht en is een hele verbetering wat tijdsbeslag betreft. Het is een keuze, want het kan dus – zoals bij de grote ketens – optimaal.
Sommigen vinden van wel, omdat dit de efficiency verbetert, de kosten verlaagt en tijd vrijmaakt voor het werkelijke werk, namelijk het omgaan met de klanten en het bedenken en uitvoeren van verkoopacties. Anderen vinden van niet, omdat je ‘het gevoel’ met je assortiment kwijtraakt.

Nog steeds telefonisch

"Soms bestel ik nog telefonisch”, vertelt drogist Koos Bleeker in Hoogkarspel, die zijn hele artikelbestand uit het hoofd kent en zelf de spreadsheet heeft samengesteld. Hij gebruikt een op CD ROM aanwezige lijst met artikelgegevens van zijn grootste leverancier en vult die aan met de artikelen van andere groothandels. Bleeker is er uitermate content mee, want het werken met de computer scheelt hem een hoop tijd bij het administratieve werk.
Dick de Graaf van de D.I.O. Beauty in Edam vertelt dat er ‘vroeger kisten met retouren klaarstonden na een belevering door de groothandel’. Simpelweg doordat de doorgebelde bestellingen verkeerd waren geïnterpreteerd door de telefonistes van de groothandel, waardoor er grote verschillen ontstonden tussen de vraag van de winkel en de afgeleverde goederen. Maar dat komt niet meer voor, sinds hij een backoffice heeft. “We hebben een boekhoudpakket, dat de inkoop- en verkoopgegevens verwerkt en we hebben een bestelmodule, waarin we via de barcodescanner de nodige gegevens invoeren. Foutloos en zonder tijdverlies”, legt hij uit. Er aan toevoegend dat hij het nog altijd plezierig vindt om twee avonden in de week ‘even een uurtje’ de winkelvoorraad te scannen.

Tekortkomingen

Anderzijds heeft De Graaf ook oog voor tekortkomingen in het systeem, want hij signaleert nog weleens naijlen van prijsaanpassingen (met name bij acties) door de groothandels respectievelijk de automatiseerders, die de databases beheren. “Dan sta je bij de kassa voor schut, doordat die bij scanning een andere prijs aangeeft dan bijvoorbeeld de folder”, weet hij.
De drogisterij/parfumerie Brederode in Santpoort-Zuid, waar Ramona Groen de scepter zwaait, is optimaal geautomatiseerd. De voorraad is volledig bekend in het backoffice en bij assortimentswijzigingen is barcodescanning van het nieuwe artikel voldoende om dit artikel én in de voorraad op te nemen én automatisch een schapkaart te printen. “Je volstaat bij bestellingen met de aantallen in te toetsen”, legt ze uit. Een ander voordeel is dat ze met de twee zusterwinkels (gedrieën vormen ze een kleine keten) voorraadgegevens kan uitwisselen en tot herverdelen van overtollige voorraden bij de één aan de ander met tekorten kan overgaan.

Foto:

Moderne kassa's zoals deze (van Duranmatic) kunnen gekoppeld worden aan de backoffice-PC maar ook zelfstandig veel PC-taken uitvoeren

Reacties

Er zijn nog geen reacties. Vul onderstaand formulier in om te reageren.

Reageren