Efficiënte vliegtuigbevoorrading met handheld terminals

KLM Catering Services Schiphol bv stelt maaltijden en andere verstrekkingspakketten samen voor vliegtuigpassagiers van verschillende luchtvaartmaatschappijen. Het bevoorraden van de vliegtuigen luistert nauw en wordt daarom ondersteund door automatische planning, scheduling en communicatie plus tracking en tracing met handheld terminals. Het gebruik daarvan levert ook operationele informatie op en dat verbetert weer andere processen. Een totaaloplossing voor KCS met geavanceerde software van Clockwork, robuuste hardware van PHI DATA en het GPRS/ UMTS netwerk van KPN.

Cateraar wordt logistiek dienstverlener

KLM Catering Services (KCS) Schiphol bv is een zelfstandige onderneming, behorende tot de NV KLM Group. Het bedrijf is zo’n 13 jaar geleden verzelfstandigd en heeft zich in de loop der tijd georganiseerd van pure cateraar – er werd vroeger daadwerkelijk ‘in het groot’ gekookt op Schiphol – tot logistiek dienstverlener met een hoog kwaliteitsniveau in artikelassortiment en leveringsbetrouwbaarheid. KCS stelt voor haar afnemers – luchtvaartmaatschappijen als KLM, Northwest Airlines en andere leden van het zogenoemde Sky Team – warme en koude maaltijden op trays samen. Zij slaat deze trays op in grijpvolgorde van passagiersafdelingen (business class, economy class) in de trolleys van de luchtvaartmaatschappij en levert die trolleys af bij de juiste deur van het desbetreffende vliegtuig. Ook levert KCS producten als dranken in flessen en pakken, krantenpakketten, dekens op intercontinentale vluchten, koptelefoons, etc. Per vliegtuig betreft dit veelal zo’n 6.000 kilogram laadgewicht.

Eigen productie

De maaltijden worden samengesteld in eigen KCS-productieafdelingen op basis van menu’s, die door de luchtvaartmaatschappijen samen met de cateraar worden opgesteld. Een deel van de maaltijden op de trays wordt vers bereid (bijvoorbeeld salades en broodmaaltijden) en de middelen daarvoor worden bij toeleveranciers besteld en dagelijks bij het KCS-gebouw afgeleverd. Een ander deel komt kant en klaar diepgevroren aan. Een gespecialiseerde toeleverancier bereidt en levert deze diepvriesmaaltijden, die aan boord van de vliegtuigen in ovens op consumeerbare temperatuur worden gebracht. Circa 1.400 KCS-medewerkers zorgen in een elkaar overlappend ploegendienstsysteem dat elke dag ruim 40.000 maaltijden aan boord van tientallen vliegtuigen gaan. Voor continentale vluchten zijn dit dubbele aantallen – ook de retourvlucht wordt op Schiphol aan boord gebracht – en voor intercontinentale zijn het voldoende maaltijden voor deze enkele reis. Daarnaast krijgt de bemanning afzonderlijk samengestelde pakketten en er wordt rekening gehouden met dieetpatiënten aan boord van een bepaalde (retour) vlucht.

Planning

De voorbereidingen voor een vluchtbevoorrading beginnen ongeveer twee weken voordat het vliegtuig daadwerkelijk van Schiphol vertrekt. Op basis van historische overzichten, schattingen en het reserveringspatroon wordt een schatting gemaakt van het aantal passagiers, dat aan deze reis zal deelnemen. In de daarop volgende periode van ongeveer 10 dagen krijgt het boekingsysteem van KLM informatie over het werkelijke aantal passagiers. Ook worden eventuele bijzonderheden bekend zoals dieetwensen plus de aantallen in de verschillende reizigersklassen. Drie dagen voordat de vlucht daadwerkelijk plaatsvindt, wordt door het planningsysteem (men gebruikt BaaN IV van SSA Global) een productieorder gereed gemaakt voor KCS. Die omvat informatie omtrent de samenstelling van de (individuele) trays, welke trays in welke trolley komen (en in welke trolleylade) en welke trolley waar in welk vliegtuig moet worden weggezet. Een gedegen planning voor het afleveren van de trolleys vormt onderdeel van het gehele logistieke systeem. Bijvoorbeeld doordat er in grotere vliegtuigen pantry’s ingebouwd zijn in zowel de neus als de staart van het vliegtuig. Ook doordat de trolleys met onderweg te verkopen artikelen opgeslagen moeten worden.

Tracking & tracingplanning

Behalve een productieplanning wordt ook een tracking- & tracingplanning samengesteld. Dit houdt in dat elke volbeladen trolley een etiket krijgt met daarop de vluchtgegevens (vluchtnummer, vluchtdatum en tijdstip), de inhoud van de trolley en de positie in het vliegtuig. Bovendien krijgt het etiket een barcode, die als sleutel fungeert voor de datafiles van KCS. De barcode verwijst namelijk naar de vluchtgegevens in de hostcomputer van KCS en naar de gegevens omtrent de trolley-inhoud (maaltijd samenstelling, aantal trays X en Y, plaats in het vliegtuig). De gegevens in de datafile worden niet alleen gebruikt voor het controleren van de afleveringen. Ze worden ook gebruikt voor het afboeken van de levensmiddelen uit de magazijnvoorraad en dienen als basis voor de afdeling Inkoop van KCS, die zorgt dat het magazijn altijd over voldoende voorraden beschikt.

Handterminal

Naast het BaaN-systeem, dat vooral gebruikt wordt voor het plannen en aansturen van het productieproces van de diverse maaltijden, gebruikt KCS het planning- en schedulingsysteem van Quintiq ten behoeve van het tijdkritische en omvangrijke distributieproces. Op de luchthaven Schiphol luistert het nauw om op het juiste moment met de juiste vrachtauto – KCS heeft ongeveer 80 speciaal ontwikkelde schaarwagens – en belading naar de juiste gate te gaan. Een te late levering van de cateringbelading van enkele minuten kan een schadepost van vele tienduizenden euro’s tot gevolg hebben. De Quintiq-planningsoftware moet er voor zorgen dat het plannen van de vele honderden rij-opdrachten per dag, snel en optimaal gebeurt. Daarbij moet ook rekening worden gehouden met de steeds wisselende aankomst- en vertrektijden en andere ‘last minute’ veranderingen zoals een gatewijziging. Het uitgeven van de rij-opdrachten aan de chauffeurs gebeurt niet meer op schrift of mondeling (per portofoon), maar deze opdrachten worden verstuurd naar een handterminal, type Intermec 760 van PHI DATA te Woerden. Deze robuuste terminals werken draadloos via het mobiele GPRS/UMTS netwerk van KPN en staan permanent in verbinding met de hostcomputer van KCS.

Het planproces

De planner – per shift werkt KCS met drie planners – deelt de te bevoorraden vluchten in en wijst deze toe aan ‘vrije’ chauffeurs en vrachtwagens. Dit toewijzen gebeurt door draadloos een bericht naar de handterminal van de chauffeur te zenden via het mobiele GPRS/UMTS netwerk van KPN. KCS gebruikt daarvoor een speciaal voor de handterminal geschreven softwarepakket van Clockwork, een dochteronderneming van Ordina. Dit pakket regelt de communicatie tussen alle 100 terminals – er zijn er meestal 50 per shift in gebruik – en de planner (het backoffice). De chauffeur ziet op de display zijn uit te voeren opdracht en kan aan de slag. Om zeker te zijn dat de juiste belading in de juiste vrachtauto op weg naar het juiste vliegtuig gaat, worden zowel de aan boord te brengen trolleys als het nummer van de vrachtauto met de handterminal gescand. Zowel de trolleys als de vrachtwagen zijn voorzien van barcodes. De Intermec 760 seint direct de gescande gegevens over naar de hostcomputer, waar de software de juistheid controleert en de planner het signaal geeft dat met de uitvoering van de opdracht begonnen is. Ook wanneer de vrachtwagen bij het vliegtuig is aangekomen of wanneer het inladen in het vliegtuig is afgerond, worden statusberichten via de handterminal mobiel naar de planners gezonden. Op die manier heeft de planner altijd inzicht in de status van de verschillende opdrachten en de beschikbare chauffeurs en vrachtwagens.

Sterk verbeterde efficiency

De scanmomenten (in feite: registratiemomenten) maken dus dat de planner precies weet welke taak in welk stadium van afwikkeling verkeert. Achtereenvolgens zijn dit het ophalen van de trolleys bij het magazijn, het afleveren van de trolleys in het vliegtuig, het haalmoment van retourkomende trolleys en het aflevermoment daarvan bij het magazijn. KCS kan door deze tracking & tracing van de trolleys op het platform exact inspelen op (wijzigingen in) de vliegbewegingen van de luchtvaartmaatschappijen. Het systeem, dat operationeel is sinds de zomer van 2004 en toen voorzichtig startte met een paar terminals, is in zeer korte tijd populair geworden bij de chauffeurs en de planning. “Het maakt het mogelijk veel efficiënter te werken en het heeft ook onze leverbetrouwbaarheid sterk verhoogd. We komen nog maar zelden te laat bij de vliegtuigen”, stelt Martijn van den Burg, Process Engineer Distribution bij KCS, tevreden vast. Bovendien melden de chauffeurs via de terminal ook afwijkingen, die ze aantreffen tijdens hun bezoek aan het platform en het vliegtuig. Bijvoorbeeld passagiers die het beladen verhinderen of dat er bagageluiken openstaan, die eigenlijk dicht moeten zijn. Hun meldingen blijken bij te dragen aan het inzicht in alles wat er rond het vliegtuig gebeurt en geven KCS en haar klanten een schat aan managementinformatie. Het is een onverwachte, zeer plezierige bijkomstigheid van het werken met dit systeem gebleken. Bij KCS is men zeer te spreken over de mobiele oplossing van Clockwork, PHI DATA en KPN. “Wij zijn daadwerkelijk een cateraar geworden met logistieke dienstverlening als core business”, zegt François van Heurn, Hoofd Information & Communication Technology van KCS. Ook wijst hij er op dat met de ingebruikname van de handterminals de efficiency bij KCS Distributie fors is toegenomen, net als de betrouwbaarheid van de leveringen. Het succes van het gebruik van de handterminal is zo groot, dat zelfs afhandelaars van andere internationale vliegvelden (uit Europa en zelfs uit Amerika) bij KCS komen kijken of het bij hen ook niet toepasbaar is.

Foto:

Voorheen werden alle mutaties doorgegeven per portofoon, maar dat is een onbetrouwbaar systeem gebleken in verhouding tot handterminalgebruik. De Intermec 760 handterminal staat permanent in verbinding met het backofficesysteem via het GPRS/ UMTS netwerk en zowel de planners als de chauffeurs kunnen de status melden (ook inzake de vliegbewegingen!)

Reacties

Er zijn nog geen reacties. Vul onderstaand formulier in om te reageren.

Reageren