Uitbesteden van (barcode)-printopdrachten

Voor de productie van templates, codeboeken en soortgelijke documenten, die veelal in zeer kleine oplagen moeten worden gemaakt (bijvoorbeeld voor gebruik bij productiemachines) kan men natuurlijk zelf een DTP-systeem aanschaffen. Plus een bijpassende printer (plotter), een PC met een groot werkgeheugen en een of meer gespecialiseerde medewerkers inhuren. Uitbesteden kan goedkoper zijn en kwalitatief vermoedelijk zelfs beter.

Kostbare

Bert van Ees van Epsilon Printing Services in Weesp raakt er niet over uitgepraat, als hij verhaalt van de vele ondernemers en bedrijfsleiders die na een aantal kostbare maar uiteindelijk vruchteloze pogingen om zelf speciaal drukwerk in kleine oplage te vervaardigen, tenslotte bij hem aankloppen. Het gaat dan bijna altijd over zulke zaken als enkelstuks bedrukte grootformaat zelfklevende gelamineerde ‘etiketten‘ met bijvoorbeeld aankondigingen over activiteiten in bedrijven of instellingen danwel de zogenoemde ‘haltevertrekstaten’ van bus- en tram-ondernemingen. Van Ees kent veel bedrijven waar wekelijks bepaalde mededelingen op deuren of informatieborden moeten worden geplakt, waarvan de boodschap telkenmale verandert. Zo niet het materiaal waarvan het ‘etiket’ is vervaardigd, want dat moet een bepaalde kleur hebben, vuil- en vochtafstotend zijn en ook nog eens een goed leesbaar lettertype bevatten. Vaak verschilt de aan te brengen tekst per etiket, zodat voor ieder exemplaar de layout moet worden veranderd alvorens het tweede exemplaar kan worden geprint. En dat herhaalt zich nogal eens, waardoor het een dagtaak kan zijn voor een (dure) DTP-medewerker, voor wie bovendien een nogal prijzig softwarepakket, speciale PC én plotter (een speciaal uitgevoerde printer) moet zijn aangeschaft.

Geheim

“Het geheim schuilt in het opzetten van een goede database, waarvan de informatie snel kan worden aangepast en die vervolgens aan een bedrijf als het onze wordt gegeven per floppydisk, CD ROM of via het internet, waarna wij snel op het juiste materiaal de etiketten afdrukken”, zegt Van Ees. Daarbij verwijzend naar de forse kostenbesparing voor de opdrachtgever, die immers nu alleen de kosten van de printservice kwijt is. Plus wellicht een vergoeding voor het opzetten van de database en het actueel houden daarvan, maar dat zijn natuurlijk niet de grootste kostenposten. Van Ees is zelf nogal enthousiast over het voorbeeld van de haltevertrekstaten van openbaar vervoerbedrijven. “Er staan alleen al in Nederland tienduizenden palen bij bus- en tramhaltes met daarop routestaten en vertrektijden”, weet hij. Per halte is maar één vertrekstaat benodigd, maar de informatie daarop kan een aantal bus- of tramlijnen betreffen. Om die lijnen correct bij elkaar te vermelden én de juiste vertrektijden per bus- of tramlijn, is een hele uitzoekerij. Ook daar heeft Van Ees database-software voor, waarmee hij via een geografische benadering per paal alle hier passerende lijnen bij elkaar brengt op één vertrekstaat. Dezelfde software zoekt de juiste vertrektijd vanaf deze halte bij elke lijn en stelt daarmee een complete haltevertrekstaat samen. De printers van Epsilon Printing Service bedrukken vervolgens de zelfklevende en gelamineerde ‘etiketten’ (in feite datastroken) en daarna kunnen medewerkers van de vervoersonderneming volstrekt foutloos de juiste vertrekstaten op de borden bij de haltepaal aanbrengen.

Hoge kosten

“Vervoersondernemingen willen nog weleens zelf deze taak uitvoeren en richten daarvoor een eigen DTP-afdeling in, maar het blijkt al gauw dat ze dan tegen veel hogere kosten bezig zijn dan wanneer ze dit werk uitbesteden aan gespecialiseerde bureaus”, weet Van Ees. Hij verbaast zich dan ook nog altijd over het kennelijke gebrek aan visie bij veel vervoersondernemingen ten aanzien van kostenbeheersing op secundaire producten. Hetzelfde geldt voor gebruikers van zogeheten barcodeboeken of templates. Heel veel detailhandelszaken zoals supermarkten en warenhuizen hebben hun hele artikelbestand keurig in de winkelcomputer staan en schappenkaarten met barcodes - die het artikelnummer bevatten en daarmee verwijzen naar de database-gegevens over dat artikel - in de verkoopruimte aangebracht.

Schappenkaart

Wanneer nu de bestaande voorraad wordt gecontroleerd om bestellijsten samen te stellen, hoeft de medewerker alleen maar de barcode op de schappenkaart te scannen, waarna zijn terminaldisplay de correcte artikelnaam weergeeft. Maar nu komt het eigenlijke werk pas, want de medewerker moet vervolgens aangeven of dit artikel besteld moet worden en in welke aantallen. “Daarvoor heb je een template, een boek waarin diezelfde barcodes staan plus de bijbehorende leesbare artikelnaam en vervolgens per besteleenheid een aparte barcode”, legt Van Ees uit. De medewerker, die in de ene hand de terminal draagt met ingebouwde barcodescanner en in de andere hand het barcodeboek, kan niet steeds de gewenste aantallen via het toetsenbord van de terminal invoeren. Zelfs al zou hij géén templateboekje bij zich hebben en dus één hand vrij hebben, kan hij niet van elk artikel alle mogelijke besteleenheden kennen en die via de toetsen invoeren. “Maar hij kan wel de barcode van de gewenste hoeveelheid in het template scannen en die wordt dan automatisch door de software van de terminal gekoppeld aan het bestelde artikel”, legt de Epsilon-deskundige uit.

Perfect

Het systeem blijkt ook perfect te werken om bijvoorbeeld groothandelsmagazijnen te helpen hun telefonische bestellingen om te zetten in ‘computer-leesbare’ gegevens. Van Ees kent meer voorbeelden van flexibel database-gebruik, al dan niet gekoppeld aan barcode-toepassingen. Eén ervan is afgeleid van de haltevertrekstaat-technologie. “Je kunt bijvoorbeeld een database opzetten met daarin alle klanten van een bedrijf, zoals een energieleverancier”, legt hij uit. Door een keer per maand alle uitgestuurde facturen met bijbehorende verbruikscijfers op een CD ROM te zetten en die aan het call center te geven dat als klachtenbureau optreedt voor dit energiebedrijf, kunnen de medewerkers van het centrum direct de gegevens van de opbellende klant opzoeken. “Je kunt het systeem zodanig inrichten dat verbeterde klantgegevens zoals adreswijzigingen of verbruikscijfers automatisch worden doorgespeeld naar de moeder-database bij het energiebedrijf”, weet de deskundige. Ook nu weer kan eventueel een combinatie met een barcode-gegevensinvoersysteem worden toegepast (om de gegevens foutloos in te voeren), maar Van Ees vindt wel dat dit per situatie moet worden bekeken. “Soms is het gewenst en soms helemaal niet nodig”, meent hij. Ook het verzorgen van mailings aan grote klantenbestanden kan op deze manier worden uitgevoerd. “Iedere klant kan een speciaal aan hem gerichte, dus gepersonificeerde mailing krijgen”, bevestigt de Epsilon-directeur. Gecompleteerd met de locale postcode in het PTT-codesysteem of eventueel aangevuld met een adressticker indien die klant vervolgens een bestelling plaatst. “De mogelijkheden zijn eindeloos”, bevestigt Van Ees, die dit bevestigd ziet in de dagelijkse praktijk. Want hij verstuurt bijvoorbeeld bijna wekelijks naar alle 950 filialen van een grote supermarktketen nieuw bedrukte schapkaarten (met barcodes) en templates, die allemaal per winkel en zelfs per schap uniek zijn. Hij is er van overtuigd dat deze keten er tienduizenden euro’s aan (eigen) ontwerp-, print- en distributiekosten mee bespaart.

Ook voor pasjes en stamboomboeken

De dienstverlening van printing service bureaus gaat ver. Zo worden pasjes van bibliotheekleden en van leden van sportverenigingen respectievelijk van bedrijven door de printing service verzorgd. Compleet met barcode en ‘meegedrukte’ foto (in plaats van opgeplakt), waartoe de houder van de pas eenmalig wordt gefotografeerd met behulp van een scanningsysteem. De ‘image’ van het gelaat wordt digitaal opgeslagen en afgedrukt op het pasje. Dezelfde image kan worden gebruikt in een geautomatiseerd toegangssysteem, dat van een binnenkomend persoon eerst een nieuwe image neemt van het gelaat en die image vervolgens in tienden van seconden vergelijkt met de oorspronkelijke afbeelding in de database, die ook op het pasje staat. Bij afwezigheid van een verbinding met de database - bijvoorbeeld bij mobiele toepassingen - kan een aparte scanner eerst het pasje inlezen en daarna het gelaat van de pasjeshouder vergelijken met de ‘ingeprinte’ foto op het pasje. Wie frauderen wil, moet wel heel veel moeite doen om zo’n ‘bio toegangs controlesysteem’ te misleiden. Een ander product van de printing service is het op CD ROM of memorystick bewaren van bijvoorbeeld genealogische onderzoeken (stamboom-onderzoeken) en de daaruit voortgevloeide boekwerkjes. Vaak worden die aan naaste familieleden verstrekt of aan geïnteresseerde derden. Een fraai verzorgd (en geprint) boekje met duidelijke afbeeldingen en foto’s is veelal mooier dan een zelf op de PC vervaardigd A4-exemplaar. Volgens Bert van Ees zijn het overigens niet alleen genealogie-amateurs maar ook schrijvers van familie-gedenkboeken, MKB-gedenkboeken, Jaaroverzichten en verslagen van kleine bedrijven, auteurs van toneelstukjes en cabaretjes alsmede schrijvers van in eigen beheer uitgegeven romans of reisverhalen, die gebruikmaken van de diensten van een printing service.

Reacties

Er zijn nog geen reacties. Vul onderstaand formulier in om te reageren.

Reageren